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会议举办

如何把重大活动或会议办得如鱼得水

浏览次数:952 日期:2018-02-02 15:21

 比如全市年中经济工作会议,全市五四青年表彰大会等重要会议,如果这些活动让你去筹办你会怎么办呢?你的思路清晰?你的考虑的各方面是否还有欠缺?下面给大家分享一下大型会议(活动)工作方案,给大家参考参考,前面几期也有分享过一个重要专题会的工作方案。本次方案要比前面的方案要细化。

 一、会前准备阶段

 (一)制定方案

 1。拟定会议(活动)方案,方案应包括活动时间、地点、主持人、参加人员、节目流程、路线、食宿安排、工作分工、会场布置等相关内容。

 2.拟定会议(活动)应急预案(可根据实际写不写都行)

 3.向上级走程序报审活动方案、请示,掌握领导行程安排。

 4。制定详细的市外领导接待方案。

 5。确认会议是否冲突(如果是室外的则要确认天气情况)

 6.工作分工。如果活动涉及事项较多,可以召开一个小组会议,在会上布置具体细化分工,明确具体工作安排,确保工作落实到人。

 (二)发通知

 1.通知参会单位按时参会并提前收集参会人员及领导名单。

 2.向有关单位发送邀请函(这个活动针对是主动性的,不做硬性要求)

 3.通知办单位领导,确认参加领导。

 4.通知有关部门准备好会场,主要有:搭建主席台(舞台)、安排会场,音响及会标,灯光、茶水等后勤保障工作

 5.通知接待办做好有关接待工作

 6。通知交警部门维持交通秩序、卫生部门做好卫生保障、通讯部门做好通讯、消防部门做好应急准备

 7.通知新闻媒体报道。(因为是大型活动,市领导肯定会出席并讲话,这时需要媒体宣传报道)。对接媒体时候一定要取得媒体记者的联系方式,为后面核对新闻稿用。

 (三)材料准备

 1.通知有关部门准备会议(活动)材料。(参考资料、宣传册、会议手册等等)。

 2.与领导对接落实会议(活动)流程、议程,主持词和领导发言稿等。领导讲话稿一定要小心谨慎审核,尤其是数据和时间、政策等方面不能出现错误。

 3.落实现场介绍和展板。

 (四)会前准备

 1.摆好会场台牌,特别是注意主席台领导的座次,还有下面各单位的座位安排,最好是根据会场做一个详细的会场座位安排表,有助于各单位按要求座。

 2。实主席台领导台牌和水杯等

 3.安排好签到人员和现场工作人员,让他们知道具体会议(活动)流程

 4.有必要时落实会议(活动)专用车,专门用于应急或者接送外地参会人员。如果是上级领导莅临参会,可以安排本部门领导前去迎接。

 5.制定车辆通行证安排好停车位置。

 6.清点会议(活动)需要的各项材料、道具、礼品等。

 7.如果是晚会之类的一定要走一个彩排的流程,确保出场顺序稳定。

 8.检查一遍整个活动(会议)现场的整体情况包括卫生、台牌、座位、水、资料等。

 (五)会议(活动)入场

 1.做好参会人员的引导和签到工作。

 2.分发活动(会议资料)。

 3.维护会场秩序,让参会人员按照指定位置坐好。

 4.确认新闻媒体是否到位。

 5.检查参会人员到位情况,没有到的可以电话提醒。

 二、会中阶段

 1.安排好会场(现场)值班人员,为会议(活动)提供各种帮助。

 2.维护现场秩序,检查会场纪律情况。

 3。定期检查茶水、空调、视频的供应和使用情况。

 4。根据会议(活动)议程,提供各种服务工作。(颁奖、揭牌等)

 5。安排人员做好会议记录

 三、会后阶段

 1.做好会后人员离场及交通秩序的维护。

 2.整理会场环境

 3.落实参会人员的食宿或其他参观等行程安排。

 4.整理会务(活动)资料,对接新闻媒体写好新闻报告工作。

 5.总结会议(活动)情况